Bu belge, Kilis 7 Aralık Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Siyaset Bilimi ve Kamu Yönetimi Bölümünde (bundan sonra “Bölüm”) yürütülen süreçlerin tanımlarını, sorumlularını, girdi ve çıktılarını, iş akış adımlarını, risklerini ve performans göstergelerini yazılı hâle getirmek; böylece faaliyetlerin tanımlı, izlenebilir, ölçülebilir ve sürekli iyileştirmeye açık biçimde yürütülmesini sağlamak amacıyla hazırlanmıştır.
Belge, Yükseköğretim Kalite Kurulu (YÖKAK) Kurumsal Dış Değerlendirme ve Akreditasyon Ölçütlerinde yer alan Liderlik, Yönetişim ve Kalite; Eğitim ve Öğretim; Araştırma ve Geliştirme; Toplumsal Katkı ana başlıkları ile Üniversitemiz Kalite El Kitabının “Süreç Yönetimi” bölümü esas alınarak yapılandırılmıştır. Her ana süreç için Planla–Uygula–Kontrol Et–Önlem Al (PUKÖ) döngüsüne uygun olarak planlama, uygulama, izleme ve iyileştirme aşamaları tanımlanmış; alt süreçlerin sorumlu ve uygulayıcıları, kapsam ve amacı, girdileri, çıktıları, faaliyetleri, performans göstergeleri ve paydaşları belirlenmiştir.
Kapsam: Belge, Bölüm Başkanlığı, Bölüm Kurulu, Bölüm Kalite Komisyonu ve alt komisyonları ile Bölümün tüm öğretim elemanlarını kapsar. Fakülte Dekanlığı, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Kalite Koordinatörlüğü ve diğer üniversite birimleriyle kesişen süreçlerde Bölümün sorumluluk alanı ile sınırlıdır; bu birimlerin kendi iş akışlarına atıf yapılır.
Gelişim: Belge taslağı Bölüm Kalite Komisyonu tarafından, Üniversitemiz Kalite Koordinatörlüğünün birimler için öngördüğü süreç yönetimi dokümanı formatı ve Bölümün mevcut İş Akış Takvimi, komisyon görev tanımları ve Öz Değerlendirme Raporları esas alınarak hazırlanmış; Bölüm Kurulunda görüşülerek Versiyon 1.0 olarak Bölüm web sayfasının Kalite › Yönetim Sistemleri › Süreç Yönetimi sekmesinde ilan edilmiştir. İç ve dış paydaş geri bildirimleri ile yıllık gözden geçirme sonuçları doğrultusunda yapılacak düzeltmeler yeni versiyon numarası ile yayımlanacaktır.
Bu belge aşağıdaki mevzuat ve kurumsal belgelere dayanılarak hazırlanmıştır:
Bu belgede geçen;
|
Terim |
Tanım |
|
Birim |
Siyaset Bilimi ve Kamu Yönetimi Bölümünü ifade eder. |
|
Süreç |
Amaçlanan bir çıktıyı elde edebilmek için çeşitli girdiler üzerinde değer katan, birbiriyle ilişkili faaliyet ve adımların tümüdür. |
|
Ana Süreç |
Hiyerarşik olarak üst seviyede yer alan ve YÖKAK ölçüt başlıklarıyla eşleşen süreçlerdir (Liderlik, Yönetişim ve Kalite; Eğitim ve Öğretim; Araştırma ve Geliştirme; Toplumsal Katkı; Destek Süreçleri). |
|
Alt Süreç |
Ana süreçlerin altında yer alan, belirli bir iş akışıyla tanımlanan süreçlerdir. |
|
Kritik Süreç |
Bölümün stratejik hedefleri ve dış değerlendirme ölçütleriyle doğrudan ilişkili, iyileştirmede önceliğe sahip süreçlerdir. |
|
Girdi |
Süreci gerçekleştirmek için gereken insan, bilgi, belge, teknoloji ve kaynaklardır. |
|
Çıktı |
Süreç sonunda elde edilen sonuç, karar, belge veya hizmettir. |
|
Süreç Sorumlusu |
Süreci tanıyan, yöneten, performansını izleyen, iyileştirmelerini yapan ve yayılmasını sağlayan kişi veya kuruldur. |
|
Süreç Uygulayıcıları |
Tanımlanan iş akışındaki görev ve sorumlulukları yerine getiren kişilerdir. |
|
Paydaş |
Süreçten etkilenen veya süreci etkileyen iç (öğrenci, öğretim elemanı, idari personel, Dekanlık, üniversite birimleri) ve dış (mezunlar, kamu kurumları, yerel yönetimler, STK’lar, işverenler) tarafları ifade eder. |
|
Süreç Riski |
Sürecin amaçlanan çıktıyı zamanında, eksiksiz ve mevzuata uygun biçimde üretmesini engelleyebilecek olası aksaklıklardır. |
|
Performans Göstergesi |
Sürecin etkinlik ve verimliliğini ölçmek için belirlenen nicel veya nitel ölçütlerdir. |
|
PUKÖ Döngüsü |
Planla–Uygula–Kontrol Et–Önlem Al adımlarından oluşan sürekli iyileştirme döngüsüdür. |
|
Kanıt |
Sürecin gerçekleştirildiğini gösteren kurul kararı, tutanak, rapor, form, anket sonucu, yazışma ve benzeri nesnel belgelerdir. |
|
ÖDR / BİDR |
Bölüm Öz Değerlendirme Raporu / Birim İç Değerlendirme Raporunu ifade eder. |
|
OBS / EBYS / BKYS |
Öğrenci Bilgi Sistemi / Elektronik Belge Yönetim Sistemi / Memnuniyet Yönetim Sistemi uygulamalarını ifade eder. |
Bölümde süreç yönetimi; Bölüm Başkanlığının stratejik koordinasyonu altında, Bölüm Kurulu, Bölüm Kalite Komisyonu ve alt komisyonlar aracılığıyla yürütülür. Bölüm Kalite Koordinatörü süreç takibini ve uygulamayı koordine eder; Kalite Belgelendirme ve Arşiv Sorumlusu süreç kanıtlarının kayıt altına alınmasını sağlar. Üniversite düzeyinde Kalite Koordinatörlüğü ve Kalite Komisyonu ile Fakülte Kalite Komisyonu, Bölümün süreç yönetimi çalışmalarının üst çerçevesini oluşturur.
|
Rol / Organ |
Süreç Yönetimindeki Sorumluluğu |
|
Bölüm Başkanı |
Süreç yönetimi politikasını belirler; Süreç Yönetimi Belgesini onaylayarak yürürlüğe koyar; komisyonlar arası kaynak tahsisi, önceliklendirme ve yıllık takvim planlamasını yapar; süreç performansına ilişkin üst düzey raporları Dekanlığa ve Üniversiteye sunar. |
|
Bölüm Başkan Yardımcısı (Eğitim-Öğretim) |
Eğitim-öğretim ana sürecinin ve alt süreçlerinin (ders dağılımı, danışmanlık, ölçme-değerlendirme, program izleme) sorumlusudur; PÖÇ/PEA izleme ve güncelleme döngüsünü yönetir. |
|
Bölüm Başkan Yardımcısı (Personel ve İlişkiler) |
Araştırma, uluslararasılaşma ve paydaş ilişkileri süreçlerinin koordinasyonundan sorumludur; personel görevlendirme ve iletişim süreçlerini yürütür. |
|
Bölüm Kurulu |
Süreçlere ilişkin kararları alır (ders dağılımı, muafiyet-intibak, program güncelleme vb.); Süreç Yönetimi Belgesi ve revizyonlarını görüşür; yıllık süreç gözden geçirme toplantısını yapar. |
|
Bölüm Kalite Komisyonu / Kalite Koordinatörü |
Ana ve alt süreçlerin belirlenmesi, sınıflandırılması ve iş akışlarının hazırlanması; performans göstergelerinin izlenmesi ve sapma analizi; iyileştirilecek süreçlerin belirlenip önceliklendirilmesi; ÖDR/BİDR koordinasyonu; web sayfasının Kalite sekmesinin güncellenmesi. |
|
Alt Komisyonlar |
Kendi alanındaki alt süreçlerin uygulayıcısıdır; iş akışlarını yürütür, tutanak ve raporlarını Kalite Koordinatörüne iletir; iyileştirme önerilerini Bölüm Kuruluna sunar. |
|
Birim Danışma Kurulu |
Dış paydaş görüşlerini süreçlere yansıtır; program ve süreç iyileştirmelerine ilişkin tavsiye kararları alır. |
|
Kalite Belgelendirme ve Arşiv Sorumlusu |
Süreç kanıtlarının (karar, tutanak, rapor, anket, form) kodlanması, arşivlenmesi ve dış değerlendirmeye hazır tutulması. |
|
Öğretim Elemanları |
Danışmanlık, ders yürütme, ölçme-değerlendirme, araştırma ve toplumsal katkı süreçlerinin uygulayıcılarıdır; süreç çıktılarını zamanında ve eksiksiz üretir. |
Bölümde görev yapan komisyon ve kurullar ile sorumlu oldukları süreç alanları aşağıda verilmiştir. Komisyonların güncel üye listesi Bölüm web sayfasında (Kalite › Bölüm Kalite Komisyonları) yayımlanır.
|
Komisyon / Kurul |
Sorumlu Olduğu Süreç Alanı |
İlgili Ana Süreç |
|
Kalite Komisyonu |
Kalite güvence sistemi, süreç yönetimi, ÖDR/BİDR, PUKÖ eylem planı |
Liderlik, Yönetişim ve Kalite |
|
Birim İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komisyonu |
İç kontrol standartları, risk değerlendirme, hassas görevler |
Liderlik, Yönetişim ve Kalite |
|
Paydaş İlişkileri ve Memnuniyet Komisyonu |
Öğrenci/personel memnuniyet anketleri, geri bildirim yönetimi, Danışma Kurulu toplantıları |
Liderlik, Yönetişim ve Kalite |
|
Eğitim-Öğretim Alt Komisyonu / Eğitim Komisyonu |
Program tasarımı ve güncelleme, PÖÇ–ders kazanım uyumu, iş yükü/AKTS, ders dağılımı, ölçme-değerlendirme |
Eğitim ve Öğretim |
|
Muafiyet ve İntibak Komisyonu |
Ders muafiyeti, intibak, yatay geçiş ve ÇAP/yan dal intibakları |
Eğitim ve Öğretim |
|
Sınav Evrakı Teslim ve İmha Komisyonu |
Sınav evrakının teslim alınması, saklanması ve mevzuata uygun imhası |
Eğitim ve Öğretim |
|
Uluslararası Hareketlilik ve Değişim Programları Komisyonu |
Erasmus+, Mevlana, Farabi; uluslararası öğrenci uyum süreçleri |
Eğitim ve Öğretim / Uluslararasılaşma |
|
Araştırma ve Yayın Kalitesi Alt Komisyonu |
Araştırma performansının izlenmesi, yayın ve proje teşviki, etik uyum |
Araştırma ve Geliştirme |
|
Akademik Teşvik Komisyonu |
Akademik teşvik başvurularının ön incelemesi |
Araştırma ve Geliştirme |
|
Toplumsal Katkı ve Sürdürülebilirlik Komisyonu |
Toplumsal katkı etkinlikleri, gönüllülük projeleri, sürdürülebilirlik |
Toplumsal Katkı |
|
Mezunlarla İletişim Komisyonu |
Mezun izleme, mezun memnuniyet anketi, mezun bilgi sistemi |
Toplumsal Katkı / Paydaş Katılımı |
|
Birim Danışma Kurulu |
Dış paydaş görüşlerinin alınması ve program/süreçlere yansıtılması |
Tüm ana süreçler |
Bölüm süreçleri, YÖKAK ölçüt başlıklarıyla uyumlu dört ana süreç ile bunları destekleyen Destek Süreçleri olmak üzere beş grupta sınıflandırılmıştır. Her alt sürece bir süreç kodu verilmiş; süreç sorumlusu, uygulayıcıları ve temel kanıtları tanımlanmıştır. Kritik süreçler (★) dış değerlendirme ölçütleri ve Bölümün stratejik hedefleriyle doğrudan ilişkili olup iyileştirmede önceliklidir.
|
Kod |
Ana Süreç |
Kapsam ve Amaç |
Süreç Sorumlusu |
|
A |
Liderlik, Yönetişim ve Kalite |
Bölümün misyon ve stratejik hedefleri doğrultusunda kalite güvence sisteminin işletilmesi, iç kontrol, paydaş katılımı, bilgi yönetimi ve hesap verebilirlik mekanizmalarının yürütülmesi. |
Bölüm Başkanı / Kalite Koordinatörü |
|
B |
Eğitim ve Öğretim |
Lisans programının tasarımı, yürütülmesi, izlenmesi ve güncellenmesi; öğrenci kabulü, danışmanlık, ölçme-değerlendirme, öğrenme kaynakları ve öğretim kadrosunun geliştirilmesi. |
Bölüm Başkan Yardımcısı (Eğitim-Öğretim) |
|
C |
Araştırma ve Geliştirme |
Araştırma faaliyetlerinin stratejik hedeflerle ilişkilendirilmesi, araştırma kaynaklarının yönetimi, performansın izlenmesi ve araştırma etiğine uyum. |
Bölüm Başkan Yardımcısı (Personel ve İlişkiler) |
|
D |
Toplumsal Katkı |
Kilis ve bölgesinin ihtiyaçlarına yönelik toplumsal katkı, gönüllülük ve sürdürülebilirlik faaliyetlerinin planlanması, yürütülmesi ve performansının izlenmesi. |
Toplumsal Katkı ve Sürdürülebilirlik Komisyonu Başkanı |
|
E |
Destek Süreçleri |
Yazışma ve belge yönetimi, arşiv, web sayfası ve kamuoyunu bilgilendirme, kanıt yönetimi gibi ana süreçleri destekleyen idari süreçler. |
Bölüm Başkanı / Kalite Belgelendirme ve Arşiv Sorumlusu |
|
Kod |
Alt Süreç |
Süreç Sorumlusu |
Uygulayıcılar |
Temel Kanıtlar |
|
A.1 ★ |
Kalite Güvence Sisteminin Yönetimi ve Öz Değerlendirme (ÖDR/BİDR) |
Kalite Koordinatörü |
Kalite Komisyonu, alt komisyonlar |
ÖDR, BİDR, komisyon tutanakları |
|
A.2 |
Misyon, Vizyon, Politika ve Stratejik Hedeflerin İzlenmesi |
Bölüm Başkanı |
Bölüm Kurulu, Kalite Komisyonu |
Bölüm Kurulu kararları, hedef izleme tablosu |
|
A.3 |
İç Kontrol ve Risk Yönetimi |
Birim İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kom. Bşk. |
Komisyon üyeleri |
Risk kayıt formu, hassas görev listesi |
|
A.4 ★ |
Paydaş Katılımı ve Geri Bildirim Yönetimi |
Paydaş İlişkileri ve Memnuniyet Kom. Bşk. |
Komisyon üyeleri, danışmanlar |
Anket raporları, Danışma Kurulu tutanakları, BKYS kayıtları |
|
A.5 |
Bilgi Yönetimi ve Kamuoyunu Bilgilendirme |
Kalite Koordinatörü |
Web sorumlusu, Arşiv Sorumlusu |
Web sayfası güncelleme kayıtları, duyurular |
|
A.6 |
İnsan Kaynakları: Görevlendirme ve Yetkinlik Geliştirme |
Bölüm Başkanı |
Bşk. Yrd. (Personel), Bölüm Kurulu |
Görevlendirme yazıları, eğitim katılım belgeleri |
|
B.1 ★ |
Ders Dağılımı ve Ders Programı Hazırlama |
Bşk. Yrd. (Eğitim-Öğretim) |
Bölüm Kurulu, Bölüm Sekreteri |
Bölüm Kurulu kararı, ders programı, OBS kaydı |
|
B.2 ★ |
Ders Kayıt ve Akademik Danışmanlık |
Bşk. Yrd. (Eğitim-Öğretim) |
Danışman öğretim elemanları |
OBS onayları, danışman görüşme kayıtları |
|
B.3 |
Ders Muafiyet, İntibak ve Yatay Geçiş İşlemleri |
Muafiyet ve İntibak Kom. Bşk. |
Komisyon üyeleri |
Komisyon raporu, Bölüm Kurulu ve FYK kararları |
|
B.4 |
Çift Anadal / Yan Dal Süreçleri |
Bşk. Yrd. (Eğitim-Öğretim) |
Eğitim Komisyonu, Muafiyet-İntibak Kom. |
ÇAP protokolleri, ders planları, kabul listeleri |
|
B.5 ★ |
Program Çıktılarının İzlenmesi ve Programın Güncellenmesi |
Eğitim-Öğretim Alt Kom. Bşk. |
Komisyon üyeleri, ders sorumluları |
PÖÇ–ders matrisi, Bologna bilgi paketi, güncelleme kararları |
|
B.6 ★ |
Ölçme ve Değerlendirme |
Bşk. Yrd. (Eğitim-Öğretim) |
Ders sorumluları |
Sınav programları, not girişleri, itiraz kayıtları |
|
B.7 |
Sınav Evrakının Teslimi, Saklanması ve İmhası |
Sınav Evrakı Teslim ve İmha Kom. Bşk. |
Komisyon üyeleri, ders sorumluları |
Teslim tutanakları, imha tutanakları |
|
B.8 |
Uluslararası Hareketlilik ve Değişim Programları |
Uluslararası Hareketlilik Kom. Bşk. / Erasmus Bölüm Koordinatörü |
Komisyon üyeleri |
Öğrenim anlaşmaları, tanınma belgeleri, uyum toplantı tutanakları |
|
B.9 |
Öğrenme Kaynakları, Dezavantajlı Gruplar ve Öğrenci Destek Hizmetleri |
Bşk. Yrd. (Eğitim-Öğretim) |
Danışmanlar, Topluluk danışmanı |
Oryantasyon programı, destek kayıtları, etkinlik raporları |
|
C.1 ★ |
Araştırma Süreçlerinin Planlanması ve Performansın İzlenmesi |
Araştırma ve Yayın Kalitesi Alt Kom. Bşk. |
Komisyon üyeleri, öğretim elemanları |
Yıllık araştırma performans raporu, YÖKSİS verileri |
|
C.2 |
Proje Başvuruları ve Araştırma Kaynaklarının Yönetimi |
Bşk. Yrd. (Personel ve İlişkiler) |
Öğretim elemanları |
BAP/TÜBİTAK başvuru ve sonuç kayıtları |
|
C.3 |
Akademik Teşvik ve Ödüllendirme |
Akademik Teşvik Kom. Bşk. |
Komisyon üyeleri |
Ön inceleme raporları |
|
D.1 ★ |
Toplumsal Katkı Faaliyetlerinin Planlanması ve Yürütülmesi |
Toplumsal Katkı ve Sürdürülebilirlik Kom. Bşk. |
Komisyon üyeleri, SBKY Topluluğu |
Faaliyet planı, etkinlik raporları, katılım listeleri |
|
D.2 |
Mezun İzleme ve Mezunlarla İletişim |
Mezunlarla İletişim Kom. Bşk. |
Komisyon üyeleri |
Mezun anketi sonuçları, mezun bilgi sistemi kayıtları |
|
D.3 |
Toplumsal Katkı Performansının İzlenmesi |
Toplumsal Katkı ve Sürdürülebilirlik Kom. Bşk. |
Kalite Komisyonu |
Yıllık performans raporu |
|
E.1 |
Yazışma, Belge ve Arşiv Yönetimi |
Bölüm Başkanı |
Bölüm Sekreteri, Arşiv Sorumlusu |
EBYS kayıtları, arşiv listesi |
|
E.2 |
Kanıt Yönetimi ve Dış Değerlendirmeye Hazırlık |
Kalite Belgelendirme ve Arşiv Sorumlusu |
Kalite Komisyonu |
Kanıt kodlama listesi, STAR öz değerlendirme formları |
|
E.3 |
Web Sayfası ve İş Akış Takviminin Güncellenmesi |
Kalite Koordinatörü |
Web sorumlusu |
Güncel İş Akış Takvimi, sayfa güncelleme kayıtları |
Bölümde tüm süreçler PUKÖ döngüsü esas alınarak yönetilir. Döngünün her aşaması için Bölüm düzeyinde sorumlular, araçlar ve çıktılar aşağıda tanımlanmıştır. Döngü, akademik yıl temelinde işletilir; yıl sonunda yapılan gözden geçirme bir sonraki yılın planlama girdisini oluşturur.
|
Aşama |
Bölümde Yapılanlar |
Sorumlu |
Araç / Kanıt |
|
PLANLA |
Yıllık İş Akış Takviminin hazırlanması; komisyon faaliyet planlarının ve PUKÖ Eylem Planının oluşturulması; süreç hedef ve göstergelerinin belirlenmesi; stratejik plan ile uyumun gözden geçirilmesi. |
Bölüm Başkanı, Kalite Koordinatörü, komisyon başkanları |
İş Akış Takvimi, PUKÖ Eylem Planı, hedef kartları |
|
UYGULA |
Alt süreçlerin iş akışlarına uygun olarak yürütülmesi; kararların Bölüm Kurulunda alınması; faaliyetlerin kanıtlarının üretilmesi ve arşivlenmesi. |
Alt komisyonlar, öğretim elemanları, Bölüm Sekreteri |
Kurul kararları, tutanaklar, formlar, OBS/EBYS kayıtları |
|
KONTROL ET |
Performans göstergelerinin dönem sonunda ölçülmesi; anket ve geri bildirim sonuçlarının analizi; komisyon raporlarının Kalite Komisyonunda değerlendirilmesi; ÖDR/BİDR hazırlanması; iç kontrol izleme. |
Kalite Komisyonu, Paydaş İlişkileri ve Memnuniyet Kom., İç Kontrol Kom. |
Dönem/yıl sonu komisyon raporları, anket analizleri, ÖDR |
|
ÖNLEM AL |
Sapma ve iyileştirme alanlarının belirlenmesi; düzeltici-önleyici faaliyetlerin kararlaştırılması; iş akışlarının ve bu belgenin revize edilmesi; sonuçların paydaşlarla paylaşılması. |
Bölüm Kurulu, Kalite Komisyonu |
İyileştirme kararları, revizyon kayıtları, web duyuruları |
Süreç yönetimi kapsamında Bölüm Kalite Komisyonunun görevleri şunlardır:
Bu bölümde Bölümün kritik ve öncelikli alt süreçleri için süreç kartları yer almaktadır. Her kart; sürecin sorumlusu, uygulayıcıları, paydaşları, girdi ve çıktıları, dayanağı, riskleri ve performans göstergelerini; ardından sorumlu–faaliyet–doküman–süre tablosunu ve iş akışını içerir. İş akışlarında sarı zeminli satırlar karar noktalarını, yeşil zeminli satırlar sürecin başlangıç ve bitişini gösterir. Tarihler Bölüm İş Akış Takvimi ve Akademik Takvim ile her yıl güncellenir.
|
Alan |
Açıklama |
|
Süreç Kodu / Ana Süreç |
B.1 ★ / Eğitim ve Öğretim |
|
Birim |
İİBF Siyaset Bilimi ve Kamu Yönetimi Bölümü |
|
Süreç Sorumlusu |
Bölüm Başkan Yardımcısı (Eğitim-Öğretim) |
|
Uygulayıcılar |
Bölüm Başkanı, Bölüm Kurulu, Eğitim Komisyonu, Bölüm Sekreteri |
|
Paydaşlar |
Öğretim elemanları, öğrenciler, Dekanlık, Fakülte Yönetim Kurulu, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı (ÖİDB), ortak ders veren birimler |
|
Toplam Süre |
Yaklaşık 40 gün (dönem başlamadan önce; Güz için Ağustos–Eylül, Bahar için Ocak) |
|
Süreç Tanımı ve Amacı |
Güz ve Bahar dönemlerinde açılacak derslerin, ders sorumlularının ve haftalık ders programının Bölümün eğitim-öğretim planına, öğretim elemanı yüküne ve derslik kapasitesine uygun olarak belirlenmesi ve OBS’ye işlenmesi sürecidir. |
|
Girdiler |
Akademik Takvim; Dekanlık ders dağılımı talep yazısı; güncel eğitim-öğretim planı; öğretim elemanı ders yükü bilgileri; derslik listesi; bir önceki dönemin öğrenci geri bildirimleri |
|
Çıktılar |
Bölüm Kurulu ders dağılım kararı; Fakülte Yönetim Kurulu kararı; haftalık ders programı; OBS’de tanımlanmış ders ve şubeler; web sayfasında ilan edilen ders programı |
|
İlgili Mevzuat / Dokümanlar |
2547 sayılı Kanun; KİYÜ Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği; Ders Yükü Tespiti ve Ek Ders Ücreti Esasları; Bölüm İş Akış Takvimi |
|
Süreç Riskleri |
Ders dağılımında gecikme; öğretim elemanı yükünün dengesiz dağılması; derslik/saat çakışmaları; ortak zorunlu derslerde görevlendirme cevabının gecikmesi; OBS’ye hatalı/eksik giriş |
|
Performans Göstergeleri |
Ders dağılımının takvimde belirtilen tarihte tamamlanma oranı (%100 hedef); dönem başından sonra yapılan program değişikliği sayısı; ders programı çakışma sayısı (hedef 0); öğretim elemanı başına ortalama haftalık ders yükü |
İş Akış Adımları
|
Sıra |
Sorumlu |
Faaliyet |
İlgili Doküman |
Süre |
|
1 |
Dekanlık |
Akademik Takvime göre ders dağılımlarının yapılmasını Bölüm Başkanlığından ister |
Üst yazı (EBYS) |
— |
|
2 |
Bşk. Yrd. (Eğitim-Öğretim) |
Açılacak dersleri ve taslak ders dağılımını öğretim elemanlarının uzmanlık ve yük dengesini gözeterek hazırlar |
Eğitim-öğretim planı, ders yükü tablosu |
5 gün |
|
3 |
Bölüm Başkanlığı |
Diğer birimlerden alınacak dersler için görevlendirme talebini Dekanlığa iletir |
Üst yazı |
1 gün |
|
4 |
Dekanlık / ilgili birim |
Görevlendirme talebi karşılanır, cevap yazısı Bölüme sevk edilir |
Üst yazı |
10 gün |
|
5 |
Bölüm Kurulu |
Ders dağılımı ve haftalık ders programı görüşülür ve karara bağlanır |
Bölüm Kurulu kararı |
5 gün |
|
6 |
Bölüm Başkanlığı |
Karar Dekanlığa üst yazıyla sunulur |
Üst yazı + kurul kararı |
1 gün |
|
7 |
Fakülte Yönetim Kurulu |
Ders dağılımı karara bağlanır; ÖİDB’ye ve Bölüme bildirilir |
FYK kararı |
5 gün |
|
8 |
Bölüm Sekreteri / Birim Öğrenci İşleri |
Dersler, şubeler ve ders programı OBS’ye işlenir; program web sayfasında ilan edilir |
OBS kaydı, web duyurusu |
7 gün |
|
9 |
Öğretim elemanları |
Dağılım tebliğ edilir; itiraz varsa Bölüm Kurulu yeniden değerlendirir |
Tebliğ yazısı / dilekçe |
3 gün |
İş Akışı
|
BAŞLA: Dekanlığın ders dağılımı talep yazısı |
|
Taslak ders dağılımının ve ders programının hazırlanması |
|
Karar: Diğer birimlerden görevlendirme gerekli mi? → EVET: Dekanlık aracılığıyla talep ve cevap yazısı / HAYIR: devam |
|
Bölüm Kurulunda görüşülmesi ve karara bağlanması |
|
Kararın Dekanlığa sunulması ve Fakülte Yönetim Kurulunda onaylanması |
|
Kararın ÖİDB’ye bildirilmesi ve öğretim elemanlarına tebliği |
|
Karar: Öğretim elemanı itirazı var mı? → EVET: Bölüm Kurulu yeniden değerlendirir / HAYIR: devam |
|
Derslerin ve programın OBS’ye işlenmesi; web sayfasında ilanı |
|
BİTİŞ: Kanıtların (kurul kararları, program) arşivlenmesi |
|
Alan |
Açıklama |
|
Süreç Kodu / Ana Süreç |
B.2 ★ / Eğitim ve Öğretim |
|
Birim |
İİBF Siyaset Bilimi ve Kamu Yönetimi Bölümü |
|
Süreç Sorumlusu |
Bölüm Başkan Yardımcısı (Eğitim-Öğretim) |
|
Uygulayıcılar |
Akademik danışmanlar (sınıf danışmanları), Bölüm Sekreteri |
|
Paydaşlar |
Öğrenciler, Dekanlık, ÖİDB, Muafiyet ve İntibak Komisyonu |
|
Toplam Süre |
Yaklaşık 15 gün (Akademik Takvimdeki kayıt yenileme ve ekle-sil haftaları) |
|
Süreç Tanımı ve Amacı |
Öğrencilerin her dönem başında OBS üzerinden ders kaydı yapmasının, danışman tarafından kontrol edilerek onaylanmasının ve dönem boyunca akademik danışmanlık hizmetinin planlı biçimde sunulmasının sürecidir. Amaç, öğrencinin müfredata uygun ve mezuniyete yönelik doğru ders seçimi yapmasını ve akademik gelişiminin izlenmesini sağlamaktır. |
|
Girdiler |
Akademik Takvim; danışman atama listesi; öğrencinin transkripti ve müfredatı; OBS ders ve dönem işlemleri; Öğrenciler İçin Yol Haritaları |
|
Çıktılar |
Onaylanmış ders kayıtları; danışman görüşme kayıtları; mezuniyet durumu riskli öğrenci listesi; dönem sonu danışmanlık raporu |
|
İlgili Mevzuat / Dokümanlar |
KİYÜ Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği; Üniversite Akademik Danışmanlık Yönergesi; Bölüm İş Akış Takvimi |
|
Süreç Riskleri |
Öğrencinin kayıt tarihini kaçırması; yanlış/eksik ders seçimi (30 AKTS’nin altında kalma, alttan ders alınmaması); ders saati çakışması; danışman onayının gecikmesi; danışman-öğrenci görüşmelerinin kayıt altına alınmaması |
|
Performans Göstergeleri |
Süresinde onaylanan ders kaydı oranı; danışman onayı ortalama süresi; ekle-sil sonrası düzeltme talebi sayısı; dönemde öğrenci başına danışman görüşme sayısı; öğrenci memnuniyet anketinde danışmanlık puanı |
İş Akış Adımları
|
Sıra |
Sorumlu |
Faaliyet |
İlgili Doküman |
Süre |
|
1 |
Bölüm Başkanlığı |
Danışman atamaları yapılır/güncellenir ve web sayfasında ilan edilir |
Danışman listesi |
Dönem başı |
|
2 |
Öğrenci |
Akademik Takvimdeki sürede OBS üzerinden dersleri seçer ve danışman onayına gönderir |
OBS ders kayıt ekranı |
5 gün |
|
3 |
Danışman |
Seçimi müfredat, alttan ders, AKTS ve çakışma yönünden kontrol eder; uygunsa onaylar, değilse gerekçeyle iade eder |
OBS, transkript |
3 gün |
|
4 |
Öğrenci / Danışman |
Ekle-sil haftasında gerekli düzeltmeler yapılır ve onaylanır |
OBS |
5 gün |
|
5 |
Danışman |
Sorunlu kayıtlar için Bölüm Başkanlığı aracılığıyla ÖİDB’den düzeltme talep edilir |
Üst yazı |
2 gün |
|
6 |
Danışman |
Dönem içinde en az bir toplu ve gerektiğinde bireysel görüşme yapar; kayıt altına alır |
Görüşme formu |
Dönem boyu |
|
7 |
Bşk. Yrd. (Eğitim-Öğretim) |
Danışmanlık faaliyetlerini dönem sonunda değerlendirir; sorunları Bölüm Kuruluna taşır |
Danışmanlık raporu |
Dönem sonu |
İş Akışı
|
BAŞLA: Akademik Takvimde ders kayıt döneminin başlaması |
|
Danışman atamalarının ilanı; öğrencinin OBS’de ders seçimi |
|
Danışmanın kaydı müfredat, AKTS ve çakışma yönünden incelemesi |
|
Karar: Kayıt uygun mu? → EVET: onay / HAYIR: gerekçeli iade, öğrenci düzeltir |
|
Ekle-sil haftasında düzeltmelerin yapılması ve onaylanması |
|
Karar: OBS’de çözülemeyen sorun var mı? → EVET: Bölüm Başkanlığı aracılığıyla ÖİDB’den düzeltme / HAYIR: devam |
|
Dönem boyunca danışmanlık görüşmeleri ve kayıt altına alınması |
|
BİTİŞ: Dönem sonu danışmanlık değerlendirmesi ve raporlama |
|
Alan |
Açıklama |
|
Süreç Kodu / Ana Süreç |
B.3 / Eğitim ve Öğretim |
|
Birim |
İİBF Siyaset Bilimi ve Kamu Yönetimi Bölümü |
|
Süreç Sorumlusu |
Muafiyet ve İntibak Komisyonu Başkanı |
|
Uygulayıcılar |
Muafiyet ve İntibak Komisyonu üyeleri, Bölüm Kurulu, Bölüm Sekreteri |
|
Paydaşlar |
Öğrenciler (yeni kayıt, yatay geçiş, ÇAP/yan dal, DGS), Dekanlık, Fakülte Yönetim Kurulu, ÖİDB |
|
Toplam Süre |
Yaklaşık 15 gün (başvuru son tarihinden FYK kararına kadar) |
|
Süreç Tanımı ve Amacı |
Daha önce başka bir yükseköğretim kurumunda/programda alınmış derslerin içerik ve kredi eşdeğerliğinin incelenerek muafiyet ve sınıf intibakının yapılması; yatay geçiş başvurularının değerlendirilmesi sürecidir. |
|
Girdiler |
Öğrenci dilekçesi; onaylı transkript ve ders içerikleri; Bölüm müfredatı ve ders içerikleri; ilgili yönetmelik ve yönerge; başvuru takvimi |
|
Çıktılar |
Komisyon muafiyet-intibak raporu; Bölüm Kurulu kararı; FYK kararı; OBS’ye işlenmiş muafiyetler; öğrenciye tebliğ |
|
İlgili Mevzuat / Dokümanlar |
Yükseköğretim Kurumlarında Programlar Arasında Geçiş, ÇAP, Yan Dal ve Kredi Transferi Yönetmeliği; KİYÜ Muafiyet ve İntibak İşlemleri Yönergesi; KİYÜ Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği |
|
Süreç Riskleri |
Başvurunun süresinde yapılmaması; eksik belge; ders içeriği eşdeğerliğinde tutarsız değerlendirme; kararın ÖİDB’ye geç bildirilmesi; muafiyetin OBS’ye hatalı işlenmesi |
|
Performans Göstergeleri |
Başvuruların takvime uygun sonuçlandırılma oranı; itiraz sayısı ve kabul edilen itiraz oranı; komisyon raporu ile FYK kararı arasındaki ortalama süre |
İş Akış Adımları
|
Sıra |
Sorumlu |
Faaliyet |
İlgili Doküman |
Süre |
|
1 |
Öğrenci |
Belirlenen tarihe kadar dilekçe, transkript ve ders içerikleri ile Dekanlığa/Bölüme başvurur |
Dilekçe ve ekleri |
Takvimdeki son gün |
|
2 |
Bölüm Sekreteri |
Başvurular kayda alınır ve Komisyona iletilir |
EBYS kaydı |
1 gün |
|
3 |
Muafiyet ve İntibak Komisyonu |
Ders içerikleri ve krediler Bölüm müfredatıyla karşılaştırılır; muafiyet ve intibak önerisi raporlanır |
Komisyon raporu, karşılaştırma tablosu |
5 gün |
|
4 |
Bölüm Kurulu |
Komisyon raporu görüşülür ve karara bağlanır; Dekanlığa sunulur |
Bölüm Kurulu kararı |
3 gün |
|
5 |
Fakülte Yönetim Kurulu |
Muafiyet ve intibak kararı alınır; ÖİDB’ye gönderilir |
FYK kararı |
5 gün |
|
6 |
ÖİDB / Birim Öğrenci İşleri |
Muafiyetler OBS’ye işlenir; öğrenciye tebliğ edilir |
OBS kaydı |
3 gün |
|
7 |
Öğrenci / Komisyon |
İtiraz hâlinde Komisyon yeniden inceler ve Bölüm Kuruluna sunar |
İtiraz dilekçesi |
5 gün |
İş Akışı
|
BAŞLA: Öğrencinin muafiyet / intibak / yatay geçiş başvurusu |
|
Karar: Başvuru süresinde ve belgeler tam mı? → HAYIR: eksik tamamlatılır veya başvuru reddedilir / EVET: devam |
|
Komisyonun ders içerik ve kredi eşdeğerliğini incelemesi ve rapor hazırlaması |
|
Bölüm Kurulunda görüşülmesi ve Dekanlığa sunulması |
|
Fakülte Yönetim Kurulu kararı ve ÖİDB’ye bildirim |
|
Muafiyetlerin OBS’ye işlenmesi ve öğrenciye tebliği |
|
Karar: Öğrenci itiraz etti mi? → EVET: Komisyon yeniden inceler / HAYIR: devam |
|
BİTİŞ: Rapor ve kararların arşivlenmesi |
|
Alan |
Açıklama |
|
Süreç Kodu / Ana Süreç |
B.5 ★ / Eğitim ve Öğretim |
|
Birim |
İİBF Siyaset Bilimi ve Kamu Yönetimi Bölümü |
|
Süreç Sorumlusu |
Eğitim-Öğretim Alt Komisyonu Başkanı |
|
Uygulayıcılar |
Eğitim-Öğretim Alt Komisyonu, ders sorumluları, Bölüm Kurulu, Bologna/OBS ders bilgi paketi sorumlusu |
|
Paydaşlar |
Öğrenciler, mezunlar, Birim Danışma Kurulu (işverenler, kamu kurumları), Dekanlık, Senato, Kalite Koordinatörlüğü, STAR |
|
Toplam Süre |
Yıllık döngü (izleme: Bahar dönemi sonu; güncelleme kararları: Haziran–Ağustos; yürürlük: izleyen Güz dönemi) |
|
Süreç Tanımı ve Amacı |
Program Eğitim Amaçları (PEA) ve Program Öğrenme Çıktılarına (PÖÇ) ulaşma düzeyinin ders kazanımları, ölçme-değerlendirme sonuçları ve paydaş geri bildirimleriyle izlenmesi; müfredat, ders içerikleri, AKTS/iş yükü ve ders–program çıktı matrislerinin kanıta dayalı olarak güncellenmesi sürecidir. |
|
Girdiler |
PÖÇ–ders kazanım matrisi; ders başarı ve not dağılımları; öğrenci ders değerlendirme anketleri; mezun ve işveren anketleri; Danışma Kurulu tavsiyeleri; TYYÇ ve alan yeterlilikleri; STAR ölçütleri; YÖK Atlas verileri |
|
Çıktılar |
Yıllık program izleme raporu; güncellenmiş müfredat ve ders içerikleri; güncellenmiş Bologna ders bilgi paketleri; Bölüm Kurulu ve Fakülte Kurulu kararları; web sayfasında yayımlanmış program çıktıları ve matrisler |
|
İlgili Mevzuat / Dokümanlar |
YÖKAK Ölçütleri (B.1 Program Tasarımı, Değerlendirmesi ve Güncellenmesi); Türkiye Yükseköğretim Yeterlilikler Çerçevesi; KİYÜ Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği; Üniversite Ders Bilgi Paketi Hazırlama Esasları |
|
Süreç Riskleri |
İzlemenin sadece anket verisine dayanması; ders sorumlularının kazanım-çıktı eşleştirmesini güncellememesi; güncellemelerin intibak sorunları yaratması; Bologna bilgi paketlerinin güncel kalmaması; paydaş geri bildiriminin karara dönüşmemesi |
|
Performans Göstergeleri |
PÖÇ hedef sağlanma düzeyi (ölçek üzerinden yıllık); kazanım–çıktı matrisi güncel ders oranı (%100 hedef); Bologna paketi güncellik oranı; yılda yapılan kanıta dayalı program güncelleme sayısı; Danışma Kurulu tavsiyelerinin karara dönüşme oranı |
İş Akış Adımları
|
Sıra |
Sorumlu |
Faaliyet |
İlgili Doküman |
Süre |
|
1 |
Ders sorumluları |
Dönem sonunda dersin kazanımlarının ilgili PÖÇ’lere katkısını not dağılımı ve değerlendirme araçlarıyla raporlar |
Ders dosyası, kazanım değerlendirme formu |
Dönem sonu |
|
2 |
Paydaş İlişkileri ve Memnuniyet Kom. |
Öğrenci, mezun ve işveren anket sonuçlarını analiz ederek Eğitim-Öğretim Alt Komisyonuna iletir |
Anket analiz raporu |
15 gün |
|
3 |
Eğitim-Öğretim Alt Komisyonu |
Verileri birleştirerek PÖÇ sağlanma düzeyini hesaplar; yıllık program izleme raporunu ve güncelleme önerilerini hazırlar |
Program izleme raporu, PÖÇ–ders matrisi |
20 gün |
|
4 |
Birim Danışma Kurulu |
Rapor ve öneriler görüşülür; dış paydaş tavsiyeleri alınır |
Danışma Kurulu tutanağı |
Toplantı günü |
|
5 |
Bölüm Kurulu |
Müfredat/ders içeriği/AKTS güncellemeleri karara bağlanır; Dekanlığa sunulur |
Bölüm Kurulu kararı |
5 gün |
|
6 |
Fakülte Kurulu / Senato |
Güncellemeler onaylanır |
Kurul kararları |
Üniversite takvimi |
|
7 |
Bologna sorumlusu / ders sorumluları |
Ders bilgi paketleri ve web sayfasındaki çıktı matrisleri güncellenir |
OBS Bologna modülü, web sayfası |
15 gün |
|
8 |
Kalite Komisyonu |
Güncellemenin etkisi izleyen yılın izleme döngüsünde değerlendirilir |
ÖDR |
Yıllık |
İş Akışı
|
BAŞLA: Bahar dönemi sonunda izleme döngüsünün başlatılması |
|
Ders sorumlularının kazanım değerlendirme formlarını teslim etmesi |
|
Anket ve paydaş geri bildirimlerinin analizi |
|
PÖÇ sağlanma düzeyinin hesaplanması ve program izleme raporunun hazırlanması |
|
Karar: Hedef düzeyin altında kalan PÖÇ veya paydaş talebi var mı? → HAYIR: rapor arşivlenir, döngü kapanır / EVET: güncelleme önerisi hazırlanır |
|
Birim Danışma Kurulu görüşü ve Bölüm Kurulu kararı |
|
Fakülte Kurulu / Senato onayı |
|
Bologna bilgi paketleri ve web sayfasının güncellenmesi; öğrencilere duyurulması |
|
BİTİŞ: Güncellemenin etkisinin izleyen yıl değerlendirilmesi |
|
Alan |
Açıklama |
|
Süreç Kodu / Ana Süreç |
B.6 ★ ve B.7 / Eğitim ve Öğretim |
|
Birim |
İİBF Siyaset Bilimi ve Kamu Yönetimi Bölümü |
|
Süreç Sorumlusu |
Bölüm Başkan Yardımcısı (Eğitim-Öğretim); evrak için Sınav Evrakı Teslim ve İmha Komisyonu Başkanı |
|
Uygulayıcılar |
Ders sorumluları, gözetmenler, Sınav Evrakı Teslim ve İmha Komisyonu, Bölüm Sekreteri |
|
Paydaşlar |
Öğrenciler, Dekanlık, ÖİDB, Fakülte Yönetim Kurulu |
|
Toplam Süre |
Dönem boyunca; sınav evrakı saklama süresi mevzuat gereği (en az 2 yıl), ardından imha |
|
Süreç Tanımı ve Amacı |
Ders kazanımlarına uygun ölçme araçlarının belirlenip ders bilgi paketinde ilan edilmesi, sınavların planlanıp uygulanması, notların süresinde girilmesi, itirazların sonuçlandırılması ve sınav evrakının teslim–saklama–imha işlemlerinin mevzuata uygun yürütülmesi sürecidir. |
|
Girdiler |
Akademik Takvim; ders bilgi paketindeki değerlendirme yöntemleri; sınav programı; gözetmen listesi; sınav kâğıtları ve yoklama listeleri; not itiraz dilekçeleri |
|
Çıktılar |
İlan edilmiş sınav programı; OBS’ye girilmiş notlar; itiraz sonuç kararları; sınav evrakı teslim tutanakları; imha tutanakları |
|
İlgili Mevzuat / Dokümanlar |
KİYÜ Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği; Üniversite Sınav Uygulama Esasları; Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik; Bölüm İş Akış Takvimi |
|
Süreç Riskleri |
Değerlendirme yönteminin ders bilgi paketiyle uyumsuz olması; sınav programında çakışma; notların geç girilmesi; sınav güvenliği ihlalleri; sınav evrakının teslim edilmemesi veya izinsiz imhası |
|
Performans Göstergeleri |
Notların Akademik Takvimdeki sürede girilme oranı (%100 hedef); not itirazı sayısı ve kabul oranı; teslim tutanağı eksiksiz ders oranı; sınav programı çakışma sayısı (hedef 0) |
İş Akış Adımları
|
Sıra |
Sorumlu |
Faaliyet |
İlgili Doküman |
Süre |
|
1 |
Ders sorumlusu |
Dönem başında ölçme-değerlendirme yöntemlerini ve ağırlıklarını ders bilgi paketinde ilan eder |
Bologna ders bilgi paketi |
Dönem başı |
|
2 |
Bşk. Yrd. (Eğitim-Öğretim) / Bölüm Sekreteri |
Ara sınav ve final programı hazırlanır, Dekanlığa sunulur ve ilan edilir |
Sınav programı |
Sınavdan 15 gün önce |
|
3 |
Ders sorumlusu / gözetmenler |
Sınav uygulanır; yoklama ve tutanaklar düzenlenir |
Yoklama listesi, sınav tutanağı |
Sınav günü |
|
4 |
Ders sorumlusu |
Notlar değerlendirilir ve Akademik Takvimdeki sürede OBS’ye girilir |
OBS not girişi |
Yönetmelikteki süre |
|
5 |
Öğrenci / Ders sorumlusu / Bölüm Başkanlığı |
Not itirazı dilekçesi alınır; maddi hata incelemesi yapılır ve sonuç FYK aracılığıyla bildirilir |
İtiraz dilekçesi, inceleme tutanağı |
Yönetmelikteki süre |
|
6 |
Ders sorumlusu → Komisyon |
Sınav evrakı (kâğıtlar, yoklama, cevap anahtarı) tutanakla Komisyona teslim edilir |
Teslim tutanağı |
Notların ilanından sonra 15 gün |
|
7 |
Sınav Evrakı Teslim ve İmha Komisyonu |
Evrak kodlanarak saklama süresi boyunca arşivlenir; süresi dolan evrak tutanakla imha edilir |
Arşiv listesi, imha tutanağı |
Saklama süresi sonu |
İş Akışı
|
BAŞLA: Dönem başında değerlendirme yöntemlerinin ilanı |
|
Sınav programının hazırlanması ve ilanı |
|
Sınavların uygulanması; yoklama ve tutanakların düzenlenmesi |
|
Notların OBS’ye girilmesi |
|
Karar: Not itirazı var mı? → EVET: maddi hata incelemesi ve FYK kararı / HAYIR: devam |
|
Sınav evrakının tutanakla Komisyona teslimi ve arşivlenmesi |
|
Karar: Saklama süresi doldu mu? → HAYIR: arşivde saklanmaya devam / EVET: imha tutanağı |
|
BİTİŞ: Tutanakların Kalite arşivine aktarılması |
|
Alan |
Açıklama |
|
Süreç Kodu / Ana Süreç |
B.8 / Eğitim ve Öğretim – Uluslararasılaşma |
|
Birim |
İİBF Siyaset Bilimi ve Kamu Yönetimi Bölümü |
|
Süreç Sorumlusu |
Uluslararası Hareketlilik ve Değişim Programları Komisyonu Başkanı (Erasmus+ Bölüm Koordinatörü) |
|
Uygulayıcılar |
Komisyon üyeleri, danışmanlar, Bölüm Kurulu, Muafiyet ve İntibak Komisyonu |
|
Paydaşlar |
Öğrenciler ve öğretim elemanları, Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğü, Uluslararası İlişkiler Ofisi, anlaşmalı yurt dışı üniversiteler, uluslararası öğrenciler |
|
Toplam Süre |
Yıllık döngü (başvuru ilanından tanınma işlemine kadar; her hareketlilik için yaklaşık 6–12 ay) |
|
Süreç Tanımı ve Amacı |
Öğrenci ve personel hareketliliği başvurularının Bölüm düzeyinde desteklenmesi, öğrenim anlaşmalarının hazırlanması, dönüşte derslerin tanınması ve uluslararası öğrencilerin akademik-sosyal uyumunun sağlanması sürecidir. |
|
Girdiler |
Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğü ilanları; kurumlar arası anlaşmalar; öğrenci başvuru ve dil sınavı sonuçları; karşı kurum ders katalogları; Bölüm müfredatı |
|
Çıktılar |
Onaylı öğrenim/staj anlaşmaları (Learning Agreement); tanınma (intibak) kararları; uluslararası öğrenci uyum toplantı tutanakları; yıllık hareketlilik raporu |
|
İlgili Mevzuat / Dokümanlar |
Erasmus+ Program Rehberi; KİYÜ Erasmus+ Yönergesi; Yükseköğretim Kurumlarında Programlar Arası Geçiş ve Kredi Transferi Yönetmeliği; KİYÜ Uluslararası Öğrenci Yönergesi |
|
Süreç Riskleri |
Bölümün anlaşma sayısının yetersiz kalması; öğrenim anlaşmasında ders eşleştirme güçlüğü; dönüşte tanınma sorunu; uluslararası öğrencilerin uyum ve devam sorunları; bilgilendirme toplantılarına düşük katılım |
|
Performans Göstergeleri |
Yıllık giden/gelen öğrenci ve personel sayısı; aktif ikili anlaşma sayısı; tanınan AKTS oranı (%100 hedef); uluslararası öğrenci uyum toplantısı sayısı (dönemde en az 1); bilgilendirme toplantısı katılımcı sayısı |
İş Akış Adımları
|
Sıra |
Sorumlu |
Faaliyet |
İlgili Doküman |
Süre |
|
1 |
Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğü |
Başvuru ilanı yayımlanır |
İlan metni |
Takvime göre |
|
2 |
Komisyon |
Bölüm öğrencilerine bilgilendirme toplantısı yapılır; duyuru web sayfasında paylaşılır |
Toplantı tutanağı, duyuru |
İlan sonrası 10 gün |
|
3 |
Öğrenci / Komisyon |
Başvuru ve dil sınavı sonrası seçilen öğrenciyle karşı kurum ders kataloğu incelenir; öğrenim anlaşması hazırlanır |
Learning Agreement |
15 gün |
|
4 |
Bölüm Başkanlığı |
Öğrenim anlaşması Bölüm adına onaylanır; Bölüm Kurulunda ders eşleştirmesi karara bağlanır |
Bölüm Kurulu kararı |
5 gün |
|
5 |
Öğrenci |
Hareketlilik gerçekleştirilir; değişiklikler Koordinatör onayıyla yapılır |
LA değişiklik formu |
Hareketlilik süresi |
|
6 |
Muafiyet ve İntibak Komisyonu / Bölüm Kurulu |
Dönüşte transkript esas alınarak tanınma ve intibak yapılır; FYK’ye sunulur |
Tanınma belgesi, kurul kararı |
15 gün |
|
7 |
Komisyon |
Gelen uluslararası öğrencilerle dönemde en az bir uyum toplantısı yapılır; yıllık rapor Kalite Komisyonuna sunulur |
Tutanak, yıllık rapor |
Dönemlik / yıllık |
İş Akışı
|
BAŞLA: Erasmus+ başvuru ilanı |
|
Bölüm bilgilendirme toplantısı ve duyuru |
|
Karar: Bölümden seçilen öğrenci/personel var mı? → HAYIR: uyum faaliyetlerine geç / EVET: devam |
|
Öğrenim anlaşmasının hazırlanması ve Bölüm Kurulunda ders eşleştirmesi |
|
Hareketliliğin gerçekleştirilmesi (gerekirse anlaşma değişikliği) |
|
Dönüşte tanınma ve intibak kararı; FYK’ye sunulması |
|
Gelen uluslararası öğrencilerle uyum toplantıları |
|
BİTİŞ: Yıllık hareketlilik raporunun Kalite Komisyonuna sunulması |
|
Alan |
Açıklama |
|
Süreç Kodu / Ana Süreç |
A.1 ★ / Liderlik, Yönetişim ve Kalite |
|
Birim |
İİBF Siyaset Bilimi ve Kamu Yönetimi Bölümü |
|
Süreç Sorumlusu |
Bölüm Kalite Koordinatörü |
|
Uygulayıcılar |
Kalite Komisyonu, alt komisyon başkanları, Kalite Belgelendirme ve Arşiv Sorumlusu, Bölüm Kurulu |
|
Paydaşlar |
Bölüm Başkanı, öğretim elemanları, öğrenciler, Dekanlık, Üniversite Kalite Koordinatörlüğü ve Kalite Komisyonu, YÖKAK, STAR |
|
Toplam Süre |
Yıllık döngü (veri toplama: Haziran–Ağustos; rapor yazımı: Eylül–Ekim; onay ve yayım: Kasım; Üniversite KİDR takvimine uyumlu) |
|
Süreç Tanımı ve Amacı |
Bölümün kalite güvence sisteminin işletilmesi; YÖKAK ve STAR ölçütleri doğrultusunda Bölüm Öz Değerlendirme Raporunun kanıta dayalı olarak hazırlanması; güçlü ve gelişmeye açık yönlerin belirlenerek PUKÖ Eylem Planına dönüştürülmesi sürecidir. |
|
Girdiler |
YÖKAK ölçütleri ve KİDR kılavuzu; STAR öz değerlendirme formları; alt komisyon yıl sonu raporları; anket analizleri; performans gösterge verileri; bir önceki ÖDR ve eylem planı; kanıt arşivi |
|
Çıktılar |
Bölüm Öz Değerlendirme Raporu; kanıt listesi ve bağlantıları; PUKÖ Eylem Planı; web sayfasında yayımlanmış rapor; Dekanlığa/Kalite Koordinatörlüğüne iletilen özet |
|
İlgili Mevzuat / Dokümanlar |
Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve YÖKAK Yönetmeliği; YÖKAK Kurumsal Dış Değerlendirme ve Akreditasyon Ölçütleri; KİYÜ Kalite Güvencesi Yönergesi ve Kalite El Kitabı; STAR Ölçütleri |
|
Süreç Riskleri |
Kanıtların dağınık ve erişilemez olması; raporun kanıttan çok betimlemeye dayanması; alt komisyon raporlarının gecikmesi; eylem planının izlenmemesi; raporun yayımlanmaması |
|
Performans Göstergeleri |
ÖDR’nin takvimde tamamlanma durumu; kanıtla desteklenen ölçüt oranı; PUKÖ Eylem Planı maddelerinin tamamlanma oranı; dış değerlendirme bulgularına göre kapatılan gelişmeye açık yön sayısı |
İş Akış Adımları
|
Sıra |
Sorumlu |
Faaliyet |
İlgili Doküman |
Süre |
|
1 |
Kalite Koordinatörü |
Yıllık kalite takvimi ve ÖDR hazırlama planı duyurulur; alt komisyonlardan raporlar istenir |
Kalite takvimi, görev yazısı |
Haziran |
|
2 |
Alt komisyon başkanları |
Yıl sonu faaliyet raporları ve kanıtlar teslim edilir |
Komisyon raporları |
30 gün |
|
3 |
Arşiv Sorumlusu |
Kanıtlar kodlanır, kanıt listesi ve bağlantıları oluşturulur |
Kanıt listesi |
15 gün |
|
4 |
Kalite Komisyonu |
Ölçüt bazında taslak ÖDR yazılır; güçlü ve gelişmeye açık yönler belirlenir |
Taslak ÖDR |
30 gün |
|
5 |
Bölüm Kurulu |
Taslak görüşülür, PUKÖ Eylem Planı karara bağlanır |
Bölüm Kurulu kararı, Eylem Planı |
5 gün |
|
6 |
Bölüm Başkanı |
ÖDR onaylanır; Dekanlığa ve Kalite Koordinatörlüğüne iletilir |
Üst yazı |
3 gün |
|
7 |
Kalite Koordinatörü |
ÖDR ve Eylem Planı web sayfasında yayımlanır; paydaşlara duyurulur |
Web sayfası |
5 gün |
|
8 |
Kalite Komisyonu |
Eylem Planı altı ayda bir izlenir; sonuçlar bir sonraki ÖDR’ye girdi oluşturur |
İzleme tablosu |
6 ayda bir |
İş Akışı
|
BAŞLA: Yıllık kalite takviminin duyurulması |
|
Alt komisyon raporlarının ve kanıtların toplanması |
|
Karar: Rapor ve kanıtlar eksiksiz mi? → HAYIR: eksikler tamamlatılır / EVET: devam |
|
Kanıtların kodlanması ve kanıt listesinin oluşturulması |
|
Taslak ÖDR’nin ölçüt bazında yazılması |
|
Bölüm Kurulunda görüşülmesi ve PUKÖ Eylem Planının kararlaştırılması |
|
Bölüm Başkanı onayı; Dekanlık ve Kalite Koordinatörlüğüne iletilmesi |
|
Web sayfasında yayımlanması ve paydaşlara duyurulması |
|
BİTİŞ: Eylem Planının altı aylık izlenmesi |
|
Alan |
Açıklama |
|
Süreç Kodu / Ana Süreç |
A.4 ★ / Liderlik, Yönetişim ve Kalite – Paydaş Katılımı |
|
Birim |
İİBF Siyaset Bilimi ve Kamu Yönetimi Bölümü |
|
Süreç Sorumlusu |
Paydaş İlişkileri ve Memnuniyet Komisyonu Başkanı |
|
Uygulayıcılar |
Komisyon üyeleri, Mezunlarla İletişim Komisyonu, Birim Danışma Kurulu, danışmanlar, SBKY Topluluğu danışmanı |
|
Paydaşlar |
Öğrenciler, öğretim elemanları, mezunlar, işverenler, kamu kurumları, yerel yönetimler, STK’lar, Dekanlık, Kalite Koordinatörlüğü |
|
Toplam Süre |
Yıllık döngü (öğrenci anketleri: her dönem sonu; mezun/işveren anketleri ve Danışma Kurulu: yılda en az bir kez; şikâyet-öneri yönetimi: sürekli) |
|
Süreç Tanımı ve Amacı |
İç ve dış paydaşların görüş, memnuniyet ve beklentilerinin anket, toplantı, Memnuniyet Yönetim Sistemi (BKYS) ve Danışma Kurulu aracılığıyla sistematik olarak toplanması, analiz edilmesi, karar süreçlerine yansıtılması ve sonuçların paydaşlara geri bildirilmesi sürecidir. |
|
Girdiler |
Öğrenci memnuniyet ve ders değerlendirme anketleri; mezun memnuniyet anketi; işveren anketi; BKYS başvuruları; öğrenci temsilcisi görüşleri; Danışma Kurulu gündemi |
|
Çıktılar |
Anket analiz raporları; Danışma Kurulu toplantı tutanakları ve tavsiye kararları; geri bildirim-eylem izleme tablosu; paydaşlara yönelik “Geri bildiriminiz ne oldu?” duyuruları |
|
İlgili Mevzuat / Dokümanlar |
YÖKAK Ölçütleri (A.4 Paydaş Katılımı); KİYÜ Kalite Güvencesi Yönergesi; KİYÜ Danışma Kurulu Yönergesi; Kişisel Verilerin Korunması Kanunu |
|
Süreç Riskleri |
Düşük anket katılımı; anket sonuçlarının karara dönüşmemesi; dış paydaş toplantılarının düzenli yapılmaması; geri bildirimin paydaşa kapatılmaması; kişisel verilerin korunmaması |
|
Performans Göstergeleri |
Öğrenci anketi katılım oranı (hedef ≥%50); mezun anketi dönüş sayısı; yıllık Danışma Kurulu toplantı sayısı (≥1); geri bildirimlerden karara dönüşen madde oranı; BKYS başvurularının ortalama yanıt süresi; genel memnuniyet puanı eğilimi |
İş Akış Adımları
|
Sıra |
Sorumlu |
Faaliyet |
İlgili Doküman |
Süre |
|
1 |
Komisyon |
Yıllık paydaş katılımı takvimi hazırlanır (anket dönemleri, toplantı tarihleri) |
Paydaş katılımı takvimi |
Eylül |
|
2 |
Komisyon / danışmanlar |
Dönem sonunda öğrenci anketleri uygulanır; katılım artırıcı duyurular yapılır |
Anket formları, duyurular |
Dönem sonu 2 hafta |
|
3 |
Mezunlarla İletişim Komisyonu |
Mezun memnuniyet anketi ve işveren anketi yılda bir uygulanır |
Çevrim içi anket |
Mayıs–Haziran |
|
4 |
Komisyon |
Anket ve BKYS verileri analiz edilir; rapor Kalite Komisyonu ve Bölüm Kuruluna sunulur |
Analiz raporu |
15 gün |
|
5 |
Birim Danışma Kurulu |
Yılda en az bir toplantı yapılır; program ve süreçlere ilişkin tavsiyeler tutanak altına alınır |
Toplantı tutanağı |
Toplantı günü |
|
6 |
Bölüm Kurulu |
Geri bildirim ve tavsiyeler değerlendirilir; iyileştirme kararları alınır |
Bölüm Kurulu kararı |
10 gün |
|
7 |
Kalite Koordinatörü |
Alınan kararlar ve yapılan iyileştirmeler paydaşlara web/e-posta ile duyurulur |
Duyuru |
10 gün |
|
8 |
Komisyon |
Geri bildirim–eylem izleme tablosu güncellenir; ÖDR’ye girdi sağlanır |
İzleme tablosu |
Yıllık |
İş Akışı
|
BAŞLA: Yıllık paydaş katılımı takviminin hazırlanması |
|
Öğrenci, mezun ve işveren anketlerinin uygulanması; BKYS başvurularının toplanması |
|
Verilerin analizi ve raporlanması |
|
Birim Danışma Kurulu toplantısı ve tavsiye kararları |
|
Karar: İyileştirme gerektiren bulgu var mı? → HAYIR: sonuçlar duyurulur / EVET: Bölüm Kurulunda karar |
|
İyileştirme kararlarının uygulanması |
|
Sonuçların paydaşlara geri bildirilmesi (kapatma) |
|
BİTİŞ: İzleme tablosunun güncellenmesi ve ÖDR’ye aktarım |
|
Alan |
Açıklama |
|
Süreç Kodu / Ana Süreç |
C.1 ★ / Araştırma ve Geliştirme |
|
Birim |
İİBF Siyaset Bilimi ve Kamu Yönetimi Bölümü |
|
Süreç Sorumlusu |
Araştırma ve Yayın Kalitesi Alt Komisyonu Başkanı |
|
Uygulayıcılar |
Komisyon üyeleri, Bölüm Başkan Yardımcısı (Personel ve İlişkiler), öğretim elemanları, Akademik Teşvik Komisyonu |
|
Paydaşlar |
Öğretim elemanları, BAP Koordinatörlüğü, TÜBİTAK ve diğer fon kuruluşları, Etik Kurul, Kalite Koordinatörlüğü, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, kamu kurumları ve yerel yönetimler |
|
Toplam Süre |
Yıllık döngü (hedef belirleme: Ocak; ara izleme: Haziran; yıllık performans raporu: Aralık) |
|
Süreç Tanımı ve Amacı |
Bölümün araştırma faaliyetlerinin Üniversitenin 2023–2027 Stratejik Planı ve Bölümün öncelikli araştırma alanları (sınır yönetimi, göç, yerel yönetimler, kamu politikaları, bölgesel kalkınma) doğrultusunda planlanması; yayın, proje, atıf ve etkinlik performansının izlenmesi; araştırma etiğine uyumun ve araştırmacıların gelişiminin desteklenmesi sürecidir. |
|
Girdiler |
Stratejik Plan araştırma hedefleri; YÖKSİS, Web of Science/Scopus ve TR Dizin verileri; BAP/TÜBİTAK çağrıları; öğretim elemanı yıllık faaliyet bildirimleri; akademik teşvik başvuruları |
|
Çıktılar |
Bölüm yıllık araştırma hedef kartı; yıllık araştırma performans raporu; proje başvuru ve destek kayıtları; web sayfasında güncellenmiş yayın ve proje listeleri; araştırmacı gelişim etkinlik kayıtları |
|
İlgili Mevzuat / Dokümanlar |
YÖKAK Ölçütleri (C. Araştırma ve Geliştirme); KİYÜ 2023–2027 Stratejik Planı; Akademik Teşvik Ödeneği Yönetmeliği; KİYÜ BAP Yönergesi; Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma ve Yayın Etiği Yönergesi |
|
Süreç Riskleri |
Araştırma hedeflerinin belirlenmemesi veya izlenmemesi; proje başvurularının azlığı; verilerin YÖKSİS’te güncel tutulmaması; yayın-etik ihlali riski; araştırma çıktılarının eğitime ve toplumsal katkıya yansımaması |
|
Performans Göstergeleri |
Öğretim elemanı başına yıllık yayın sayısı (uluslararası/ulusal); yıllık proje başvuru ve kabul sayısı; atıf sayısı; bilimsel etkinlik (konferans, panel) sayısı; akademik teşvik alan öğretim elemanı oranı; araştırma çıktısı kullanılan ders sayısı |
İş Akış Adımları
|
Sıra |
Sorumlu |
Faaliyet |
İlgili Doküman |
Süre |
|
1 |
Komisyon |
Stratejik Plan hedefleriyle uyumlu yıllık araştırma hedef kartı hazırlanır ve Bölüm Kurulunda görüşülür |
Hedef kartı, kurul kararı |
Ocak |
|
2 |
Bşk. Yrd. (Personel ve İlişkiler) |
Proje çağrıları ve araştırma destekleri öğretim elemanlarına duyurulur; başvurular teşvik edilir |
Duyuru e-postaları |
Sürekli |
|
3 |
Öğretim elemanları |
Yayın, proje ve etkinlik verileri YÖKSİS ve Bölüm web sayfası için güncel tutulur |
YÖKSİS, faaliyet bildirimi |
Sürekli / Haziran-Aralık |
|
4 |
Komisyon |
Ara izleme yapılır; hedeften sapmalar Bölüm Kuruluna raporlanır |
Ara izleme notu |
Haziran |
|
5 |
Akademik Teşvik Komisyonu |
Teşvik başvuruları ön incelemeden geçirilir |
Ön inceleme raporu |
Ocak (takvime göre) |
|
6 |
Komisyon |
Yıllık araştırma performans raporu hazırlanır; güçlü/gelişmeye açık yönler belirlenir |
Performans raporu |
Aralık |
|
7 |
Bölüm Kurulu |
Rapor görüşülür; araştırmacı gelişimi ve destek kararları alınır; ÖDR’ye girdi sağlanır |
Kurul kararı |
15 gün |
İş Akışı
|
BAŞLA: Yıllık araştırma hedef kartının hazırlanması |
|
Çağrıların duyurulması ve proje başvurularının desteklenmesi |
|
Yayın, proje ve etkinlik verilerinin güncel tutulması |
|
Haziran ara izlemesi |
|
Karar: Hedeften sapma var mı? → EVET: Bölüm Kurulunda destek/teşvik önlemi / HAYIR: devam |
|
Yıllık araştırma performans raporunun hazırlanması |
|
Bölüm Kurulunda değerlendirme ve kararlar |
|
BİTİŞ: Sonuçların ÖDR’ye ve bir sonraki yıl hedef kartına aktarılması |
|
Alan |
Açıklama |
|
Süreç Kodu / Ana Süreç |
D.1 ★ ve D.3 / Toplumsal Katkı |
|
Birim |
İİBF Siyaset Bilimi ve Kamu Yönetimi Bölümü |
|
Süreç Sorumlusu |
Toplumsal Katkı ve Sürdürülebilirlik Komisyonu Başkanı |
|
Uygulayıcılar |
Komisyon üyeleri, Siyaset Bilimi ve Kamu Yönetimi Topluluğu, öğretim elemanları, Mezunlarla İletişim Komisyonu |
|
Paydaşlar |
Kilis Valiliği ve kamu kurumları, Kilis Belediyesi ve yerel yönetimler, STK’lar, okullar, mezunlar, öğrenciler, Üniversite Toplumsal Katkı Koordinatörlüğü |
|
Toplam Süre |
Yıllık döngü (faaliyet planı: Eylül–Ekim; uygulama: akademik yıl boyunca; performans raporu: Haziran) |
|
Süreç Tanımı ve Amacı |
Bölümün bilgi birikimini Kilis ve bölgesinin ihtiyaçlarına (göç, sınır, yerel yönetim, kamu hizmetleri, sürdürülebilirlik) yönelik eğitim, danışmanlık, gönüllülük ve kamusal etkinliklerle topluma aktarması; faaliyetlerin planlı biçimde yürütülmesi ve etkisinin izlenmesi sürecidir. |
|
Girdiler |
Stratejik Plan toplumsal katkı hedefleri; dış paydaş talepleri ve Danışma Kurulu tavsiyeleri; öğrenci topluluğu önerileri; bütçe ve mekân olanakları; önceki yıl performans raporu |
|
Çıktılar |
Yıllık toplumsal katkı faaliyet planı; etkinlik raporları ve katılım listeleri; iş birliği protokolleri; yıllık toplumsal katkı performans raporu; web sayfasında yayımlanmış haber ve kanıtlar |
|
İlgili Mevzuat / Dokümanlar |
YÖKAK Ölçütleri (D. Toplumsal Katkı); KİYÜ 2023–2027 Stratejik Planı; KİYÜ Toplumsal Katkı Politikası; Öğrenci Toplulukları Yönergesi |
|
Süreç Riskleri |
Faaliyetlerin plansız ve kişiye bağlı yürütülmesi; dış paydaş iş birliklerinin sürdürülememesi; etkinliklerin kanıtlanmaması; etki ölçümünün yapılmaması; bütçe yetersizliği |
|
Performans Göstergeleri |
Yıllık toplumsal katkı etkinlik sayısı; katılımcı sayısı; dış paydaşla ortak yürütülen faaliyet sayısı; yürürlükteki iş birliği protokolü sayısı; etkinlik katılımcı memnuniyet puanı; planlanan faaliyetlerin gerçekleşme oranı |
İş Akış Adımları
|
Sıra |
Sorumlu |
Faaliyet |
İlgili Doküman |
Süre |
|
1 |
Komisyon |
Paydaş talepleri ve stratejik hedefler doğrultusunda yıllık faaliyet planı hazırlanır; Bölüm Kurulunda onaylanır |
Faaliyet planı, kurul kararı |
Eylül–Ekim |
|
2 |
Bölüm Başkanlığı |
Gerekli görevlendirme, mekân ve bütçe talepleri Dekanlığa iletilir |
Üst yazı |
Etkinlikten 20 gün önce |
|
3 |
Komisyon / Topluluk |
Dış paydaşlarla iletişim kurulur; gerekirse iş birliği protokolü hazırlanır |
Protokol, yazışma |
Etkinlikten 15 gün önce |
|
4 |
Komisyon / Topluluk |
Etkinlik duyurulur ve gerçekleştirilir; katılım listesi, fotoğraf ve memnuniyet formu toplanır |
Duyuru, katılım listesi, form |
Etkinlik günü |
|
5 |
Komisyon |
Etkinlik raporu hazırlanır; haber web sayfasında yayımlanır; kanıtlar Arşiv Sorumlusuna iletilir |
Etkinlik raporu, haber |
7 gün |
|
6 |
Komisyon |
Yıl sonunda performans raporu hazırlanır; gerçekleşme oranı ve etki değerlendirilir |
Performans raporu |
Haziran |
|
7 |
Bölüm Kurulu / Kalite Komisyonu |
Rapor görüşülür; bir sonraki yıl planına ve ÖDR’ye yansıtılır |
Kurul kararı |
15 gün |
İş Akışı
|
BAŞLA: Paydaş taleplerinin ve stratejik hedeflerin gözden geçirilmesi |
|
Yıllık faaliyet planının hazırlanması ve Bölüm Kurulunda onayı |
|
Karar: Görevlendirme / bütçe / protokol gerekli mi? → EVET: Dekanlık ve paydaşlarla yazışma / HAYIR: devam |
|
Etkinliğin duyurulması ve gerçekleştirilmesi |
|
Etkinlik raporu, haber ve kanıtların arşivlenmesi |
|
Yıl sonu performans raporunun hazırlanması |
|
Karar: Planlanan faaliyetlerin gerçekleşme oranı hedefin altında mı? → EVET: nedenler analiz edilir, plan revize edilir / HAYIR: devam |
|
BİTİŞ: Sonuçların bir sonraki yıl planına ve ÖDR’ye aktarılması |
Süreç performansı, aşağıdaki gösterge setiyle izlenir. Göstergelerin veri kaynağı, ölçüm sıklığı ve sorumlusu tanımlanmıştır; hedef değerler her yıl Bölüm Kurulunca PUKÖ Eylem Planı ile birlikte belirlenir ve ÖDR’de raporlanır. Gösterge değerleri Kalite Koordinatörü tarafından “Süreç Performans İzleme Tablosu”nda birleştirilir.
|
Kod |
Gösterge |
Veri Kaynağı |
Sıklık |
Sorumlu |
|
A.1 |
PUKÖ Eylem Planı maddelerinin tamamlanma oranı (%) |
Eylem Planı izleme tablosu |
6 ayda bir |
Kalite Koordinatörü |
|
A.1 |
ÖDR’nin takvimde tamamlanması (evet/hayır) ve kanıtla desteklenen ölçüt oranı |
ÖDR, kanıt listesi |
Yıllık |
Kalite Komisyonu |
|
A.3 |
Tanımlanan risklerden önlem alınanların oranı (%) |
Risk kayıt formu |
Yıllık |
İç Kontrol Komisyonu |
|
A.4 |
Öğrenci anketi katılım oranı ve genel memnuniyet puanı |
Anket sistemi |
Dönemlik |
Paydaş İlişkileri ve Memnuniyet Kom. |
|
A.4 |
Danışma Kurulu toplantı sayısı ve tavsiyelerin karara dönüşme oranı |
Tutanaklar, kurul kararları |
Yıllık |
Paydaş İlişkileri ve Memnuniyet Kom. |
|
A.5 |
Web sayfası Kalite sekmesinin güncellik durumu (güncel sayfa oranı) |
Web sayfası denetim listesi |
6 ayda bir |
Kalite Koordinatörü |
|
B.1 |
Ders dağılımının takvimde tamamlanma durumu; program çakışma sayısı |
Kurul kararları, OBS |
Dönemlik |
Bşk. Yrd. (Eğitim-Öğretim) |
|
B.2 |
Süresinde onaylanan ders kaydı oranı; öğrenci başına danışman görüşme sayısı |
OBS, görüşme formları |
Dönemlik |
Bşk. Yrd. (Eğitim-Öğretim) |
|
B.3 |
Muafiyet-intibak başvurularının takvime uygun sonuçlanma oranı |
Komisyon raporları |
Dönemlik |
Muafiyet ve İntibak Kom. |
|
B.5 |
PÖÇ hedef sağlanma düzeyi; kazanım–çıktı matrisi güncel ders oranı; Bologna paketi güncellik oranı |
Program izleme raporu, OBS Bologna |
Yıllık |
Eğitim-Öğretim Alt Kom. |
|
B.6 |
Notların süresinde girilme oranı; not itirazı sayısı ve kabul oranı |
OBS, FYK kararları |
Dönemlik |
Bşk. Yrd. (Eğitim-Öğretim) |
|
B.7 |
Teslim tutanağı eksiksiz ders oranı |
Teslim tutanakları |
Dönemlik |
Sınav Evrakı Kom. |
|
B.8 |
Giden/gelen öğrenci ve personel sayısı; tanınan AKTS oranı; aktif anlaşma sayısı |
Erasmus+ kayıtları |
Yıllık |
Uluslararası Hareketlilik Kom. |
|
B.9 |
Oryantasyon ve sosyal-kültürel etkinlik sayısı ve katılımcı sayısı |
Etkinlik raporları |
Yıllık |
Bşk. Yrd. (Eğitim-Öğretim) |
|
C.1 |
Öğretim elemanı başına yayın sayısı; atıf sayısı; bilimsel etkinlik sayısı |
YÖKSİS, WoS/Scopus, TR Dizin |
Yıllık |
Araştırma ve Yayın Kalitesi Alt Kom. |
|
C.2 |
Proje başvuru ve kabul sayısı; dış kaynaklı destek tutarı |
BAP/TÜBİTAK kayıtları |
Yıllık |
Bşk. Yrd. (Personel ve İlişkiler) |
|
C.3 |
Akademik teşvik alan öğretim elemanı oranı |
Teşvik sonuçları |
Yıllık |
Akademik Teşvik Kom. |
|
D.1 |
Toplumsal katkı etkinliği sayısı; katılımcı sayısı; dış paydaşla ortak faaliyet sayısı |
Etkinlik raporları |
Yıllık |
Toplumsal Katkı Kom. |
|
D.2 |
Mezun anketi dönüş sayısı; mezun bilgi sistemine kayıtlı mezun oranı |
Mezun anketi, bilgi sistemi |
Yıllık |
Mezunlarla İletişim Kom. |
|
E.2 |
Dış değerlendirmede talep edilen kanıtların erişilebilirlik oranı |
Kanıt listesi |
Yıllık |
Arşiv Sorumlusu |
İzleme takvimi: Dönemlik göstergeler Şubat ve Temmuz aylarında, yıllık göstergeler ÖDR hazırlık döneminde (Eylül–Ekim) ölçülür. Hedefin altında kalan göstergeler için ilgili süreç sorumlusu bir sapma analizi ve iyileştirme önerisi hazırlayarak Kalite Komisyonuna sunar.
Her süreç kartında tanımlanan riskler, Birim İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komisyonu tarafından yılda bir kez olasılık ve etki düzeyine göre değerlendirilerek Bölüm Risk Kayıt Formuna işlenir. Yüksek düzeyli riskler için kontrol faaliyeti ve sorumlusu belirlenir; sonuçlar Bölüm Kuruluna raporlanır. Bölüm düzeyinde öne çıkan süreç riskleri ve kontrol faaliyetleri aşağıda özetlenmiştir.
|
Risk Alanı |
Risk |
Düzey |
Kontrol Faaliyeti |
Sorumlu |
|
Takvim uyumu |
Ders dağılımı, sınav programı, muafiyet kararları gibi takvime bağlı süreçlerde gecikme |
Yüksek |
İş Akış Takviminin dönem başında ilanı; Bölüm Sekreteri tarafından hatırlatma; dönemlik gerçekleşme kontrolü |
Bölüm Başkanı |
|
Kanıt yönetimi |
Faaliyetlerin yapılması ancak kanıtlanamaması; kanıtların kişisel bilgisayarlarda dağınık tutulması |
Yüksek |
Kanıt kodlama sistemi; ortak dijital arşiv; komisyon raporlarıyla birlikte kanıt teslimi zorunluluğu |
Arşiv Sorumlusu |
|
Geri bildirim döngüsü |
Anket sonuçlarının ve paydaş tavsiyelerinin karara dönüşmemesi |
Orta |
Geri bildirim–eylem izleme tablosu; Bölüm Kurulu gündemine zorunlu madde; paydaşa kapatma duyurusu |
Paydaş İlişkileri ve Memnuniyet Kom. |
|
Program güncelliği |
Ders kazanımları, matrisler ve Bologna paketlerinin güncel tutulmaması |
Orta |
Yıllık program izleme döngüsü; ders sorumlusuna dönem başı güncelleme hatırlatması; güncellik kontrol listesi |
Eğitim-Öğretim Alt Kom. |
|
İnsan kaynağı |
Komisyon görevlerinin az sayıda öğretim elemanında yoğunlaşması; görev değişimlerinde bilgi kaybı |
Orta |
Görev dağılımının yıllık gözden geçirilmesi; devir-teslim dosyası; Süreç Yönetimi Belgesinin yazılı rehber olarak kullanılması |
Bşk. Yrd. (Personel ve İlişkiler) |
|
Veri güvenliği |
Öğrenci ve personel verilerinin anket ve arşiv süreçlerinde yetkisiz erişime açık olması |
Orta |
Anonim anketler; yetkili erişim sınırlaması; KVKK aydınlatma metinleri |
Kalite Koordinatörü |
|
Araştırma etiği |
Yayın ve proje süreçlerinde etik ihlali riski |
Düşük |
Etik kurul onayı zorunluluğunun duyurulması; bilgilendirme toplantıları |
Araştırma ve Yayın Kalitesi Alt Kom. |
İyileştirme ihtiyacı; performans göstergelerindeki sapmalar, paydaş geri bildirimleri, iç kontrol bulguları, ÖDR değerlendirmeleri ve dış değerlendirme (YÖKAK, STAR) raporları aracılığıyla tespit edilir. İyileştirme süreci aşağıdaki adımlarla yürütülür:
Süreçlere ilişkin tüm kanıtlar, Kalite Belgelendirme ve Arşiv Sorumlusu tarafından ana süreç ve alt süreç koduna göre (örn. B.5-2026-03) kodlanarak Bölümün ortak dijital arşivinde saklanır ve dış değerlendirmeye hazır tutulur. Kurul kararları ve yazışmalar EBYS üzerinden, öğrenci işlemleri OBS üzerinden, memnuniyet ve geri bildirimler BKYS üzerinden kayıt altına alınır. Kamuoyuyla paylaşılması uygun olan belgeler (komisyonlar, İş Akış Takvimi, ÖDR, program çıktıları, Süreç Yönetimi Belgesi) Bölüm web sayfasının Kalite sekmesinde yayımlanır.
|
Doküman Türü |
Üretildiği Süreç |
Saklama Ortamı |
Saklama Süresi |
Sorumlu |
|
Bölüm Kurulu ve komisyon kararları/tutanakları |
Tüm süreçler |
EBYS + dijital arşiv |
Süresiz |
Bölüm Sekreteri / Arşiv Sorumlusu |
|
ÖDR, BİDR, PUKÖ Eylem Planı |
A.1 |
Dijital arşiv + web sayfası |
Süresiz |
Kalite Koordinatörü |
|
Anket formları ve analiz raporları |
A.4 |
Anket sistemi + dijital arşiv |
5 yıl |
Paydaş İlişkileri ve Memnuniyet Kom. |
|
Ders dosyaları, kazanım değerlendirme formları |
B.5, B.6 |
Dijital arşiv |
Program döngüsü boyunca (en az 5 yıl) |
Ders sorumluları |
|
Sınav evrakı |
B.7 |
Fiziksel arşiv |
Mevzuattaki süre (en az 2 yıl), sonra imha tutanağı |
Sınav Evrakı Kom. |
|
Öğrenim anlaşmaları ve tanınma belgeleri |
B.8 |
Dijital arşiv |
5 yıl |
Uluslararası Hareketlilik Kom. |
|
Araştırma ve toplumsal katkı performans raporları |
C.1, D.3 |
Dijital arşiv + web sayfası |
Süresiz |
İlgili komisyon başkanları |
|
Süreç Yönetimi Belgesi ve revizyonları |
A.1 / E.2 |
Dijital arşiv + web sayfası |
Süresiz (tüm versiyonlar) |
Kalite Koordinatörü |
Bu belge, Kalite Komisyonu tarafından her akademik yılın sonunda (Haziran–Temmuz) gözden geçirilir. Mevzuat değişikliği, organizasyon yapısında değişiklik, yeni bir sürecin tanımlanması, performans sapmaları veya dış değerlendirme bulguları revizyon gerekçesi sayılır. Revizyon önerileri Bölüm Kurulunda görüşülerek karara bağlanır; güncellenen belge yeni versiyon numarasıyla (V1.1, V2.0 vb.) web sayfasında yayımlanır ve önceki versiyonlar arşivde saklanır. Küçük düzeltmeler (isim, tarih, bağlantı) ondalık versiyon; süreç tasarımını değiştiren güncellemeler tam sayı versiyon artışı ile gösterilir.
|
Versiyon |
Tarih |
Revizyon Açıklaması |
Hazırlayan |
Onaylayan |
|
V1.0 |
Ekim 2026 |
İlk yayım |
Bölüm Kalite Komisyonu |
Bölüm Kurulu / Bölüm Başkanı |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Bu belge, Bölüm Kurulunun kabulü ve Bölüm Başkanının onayı ile yürürlüğe girer. Belge hükümlerini Bölüm Başkanı yürütür.
|
Hazırlayan |
Kontrol Eden |
Onaylayan |
|
Bölüm Kalite Komisyonu
Tarih / İmza |
Bölüm Kalite Koordinatörü Doç. Dr. Haydar KARAMAN
Tarih / İmza |
Bölüm Başkanı Doç. Dr. Haydar KARAMAN
Tarih / İmza |