Yönetişim Modeli ve İdari Yapı

1. Yönetişim Anlayışı ve Temel İlkeler

Siyaset Bilimi ve Kamu Yönetimi Bölümü, yönetim bilimi, hukuk, siyaset ile kentleşme ve çevre politikaları ana bilim dallarını kapsayan bir lisans programı olarak, kendi disiplininin öğrettiği ilkeleri öncelikle kendi yönetiminde uygulamayı esas alır. Bölümün yönetişim modeli; katılımcı karar alma, şeffaflık, hesap verebilirlik, liyakat ve kanıta dayalı sürekli iyileştirme ilkeleri üzerine kurulmuştur. Bu model, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ile Kilis 7 Aralık Üniversitesi mevzuatının çizdiği hiyerarşik çerçeve içinde işlemekle birlikte, karar süreçlerini Bölüm Kurulu, Birim Danışma Kurulu ve alt komisyonlara yayarak yönetimi tek kişiye bağlı bir yapı olmaktan çıkarır.

Bölüm yönetimi, insan kaynakları politikasında ilan ettiği değerleri yönetişimin de dayanağı olarak benimser: akademik atama, görevlendirme ve komisyon dağılımlarında liyakat ve ehliyetin mutlak önceliği; alınan kararların gerekçe, yöntem ve sonuçlarıyla paydaşlara açıklanması; gereksiz bürokratik basamakların tasfiyesi ve dijital süreçlerle hız; öğrenci ve personel odaklı nezaket; veri güvenliği; fırsat eşitliği ve tam hesap verebilirlik. Yönetişim modelinin nihai amacı, bölümün misyonunda yer alan “demokratik yönetişim ilkelerini özümsemiş kamu yöneticileri yetiştirme” hedefinin önce bölümün kendi işleyişinde görünür kılınmasıdır.

2. Kurumsal Konum ve Hiyerarşik Yapı

Bölüm, Kilis 7 Aralık Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi bünyesinde örgütlenmiştir. İdari ve akademik yetki zinciri Rektörlük → Dekanlık → Bölüm Başkanlığı → Ana Bilim Dalı Başkanlıkları biçiminde işler; Bölüm Başkanlığı, Dekanlığa karşı eğitim-öğretim, araştırma ve idari faaliyetlerin yürütülmesinden sorumludur. Kalite güvencesi boyutunda ise bölüm, Üniversite Kalite Koordinatörlüğü ve Fakülte Kalite Komisyonu ile eş güdüm hâlinde çalışır; bölüm düzeyinde üretilen raporlar ve kanıtlar bu kanallar üzerinden kurumsal kalite sistemine aktarılır.

Bu çok katmanlı yapı içinde bölüm düzeyindeki yönetişim üç halkadan oluşur: (i) yürütme işlevini üstlenen Bölüm Başkanı ve iki Bölüm Başkan Yardımcısı, (ii) akademik karar organı niteliğindeki Bölüm Kurulu ve Ana Bilim Dalı Başkanlıkları, (iii) uzmanlaşmış görev alanlarında hazırlık, izleme ve uygulama işlevi gören komisyonlar ile Birim Danışma Kurulu. İdari destek hizmetleri Bölüm Sekreterliği tarafından sağlanır.

3. Bölüm Yönetim Organları

Bölüm Başkanı, bölümün akademik ve idari işleyişinden birinci derecede sorumlu yöneticidir; Bölüm Kuruluna başkanlık eder, komisyon görevlendirmelerini onaylar, kalite ve akreditasyon süreçlerinin resmî sorumluluğunu üstlenir ve bölümü Dekanlık ile Üniversite nezdinde temsil eder. Mevcut yapıda Bölüm Başkanı aynı zamanda Bölüm Kalite Koordinatörü görevini yürütmekte; böylece stratejik yönlendirme ile kalite sisteminin günlük işletimi tek bir koordinasyon noktasında birleştirilmektedir.

Bölüm Başkan Yardımcıları arasında işlevsel bir görev bölüşümü benimsenmiştir. Eğitim ve öğretimden sorumlu Başkan Yardımcısı; program ve ders öğrenme çıktılarının izlenmesi, ders açma ve danışmanlık süreçleri, ölçme-değerlendirme ve öğrenci geri bildirimlerine dayalı iyileştirme önerilerinden sorumludur. Personel ve ilişkilerden sorumlu Başkan Yardımcısı ise akademik ve idari personel görev dağılımları, iş yükü dengesi, iç kontrol ve akademik teşvik süreçleri, mezun ve paydaş ilişkileri ile bölüm içi iletişimin koordinasyonunu yürütür. Bu ikili yapı, eğitim-öğretim ile insan kaynakları/ilişkiler eksenlerinin ayrı sorumlular tarafından izlenmesini ve Bölüm Başkanlığına düzenli raporlanmasını sağlar.

Bölüm Kurulu, Bölüm Başkanının başkanlığında dört Ana Bilim Dalı Başkanından oluşan akademik karar organıdır. Kurul; öğretim planı ve ders dağılımlarını, komisyon görevlendirmelerini, muafiyet ve intibak gibi komisyon kararlarının onayını ve bölümün yıllık faaliyet çerçevesini karara bağlar. Komisyon üyelikleri her yıl Bölüm Kurulu toplantısında sistematik biçimde belirlenir; teşekkülün gecikmesi hâlinde süreç Bölüm Başkanlığınca doğrudan başlatılır. Bölüm Sekreterliği ise yazışma, evrak, EBYS ve öğrenci işlemlerinin idari takibini üstlenerek yönetim organlarının kararlarının uygulamaya aktarılmasını sağlar.

Bölüm yönetim organlarının mevcut yapısı aşağıdaki tabloda özetlenmektedir.

4. Ana Bilim Dalları

Bölüm, disiplinin dört temel alanına karşılık gelen Ana Bilim Dalları hâlinde örgütlenmiştir: Siyaset ve Sosyal Bilimler (Doç. Dr. Bayram KOCA), Hukuk Bilimleri (Doç. Dr. Haydar KARAMAN), Kentleşme ve Çevre Sorunları (Dr. Öğr. Üyesi Hüseyin KURŞUN) ve Yönetim Bilimleri (Dr. Öğr. Üyesi Salih İSKENDER). Ana Bilim Dalı Başkanları, kendi alanlarındaki ders içeriklerinin güncelliğinden, ders görevlendirme önerilerinden ve alanlarına ilişkin araştırma faaliyetlerinin izlenmesinden sorumludur; Bölüm Kurulundaki üyelikleri aracılığıyla bölüm düzeyindeki akademik kararlara doğrudan katılırlar. Bu yapı, uzmanlık alanlarının yönetim süreçlerinde temsilini güvence altına alır ve ders dağılım dengesinin alan bazında izlenmesine olanak tanır.

5. Kalite Güvence Sistemi ve Komisyon Yapısı

Bölümün yönetişim modelinin işletim katmanını, YÖKAK Kalite Güvence Sistemi ile uyumlu biçimde yapılandırılmış komisyonlar oluşturur. Komisyonlar, Bölüm Başkanlığının stratejik yönlendirmesi altında belirli görev alanlarında hazırlık, inceleme, izleme ve raporlama işlevi görür; kararlarını gerekçeli ve tutanaklı biçimde alır, yıl sonunda ilgili alanın değerlendirme raporunu Kalite Koordinatörüne ve Bölüm Başkanlığına sunar. Kalite Komisyonu bu yapının merkezinde yer alır: bölümün kalite politikası ve performans göstergelerini belirler, öz değerlendirme raporlarının hazırlanmasını koordine eder ve diğer komisyonların kararlarının uygulanma düzeyini izler.

Komisyon üyeliklerinde öğretim üyeleri ile araştırma görevlilerinin birlikte görev alması, hem kurumsal hafızanın aktarımını hem de genç akademisyenlerin yönetim süreçlerine katılımını sağlar. Birim Danışma Kurulu, komisyonlardan gelen kararların üst kurullarla eş güdümünde köprü işlevi görür; Kalite Belgelendirme ve Arşiv Sorumlusu ise tüm kanıt ve kayıtların izlenebilirliğini güvence altına alır. Mevcut komisyon yapısı aşağıda özetlenmektedir.

6. Karar Alma Süreçleri ve İç Kontrol

Bölümde karar alma süreçleri kararlı, şeffaf ve hesap verebilir bir yönetim anlayışıyla yürütülür. Süreç tipik olarak şu akışı izler: ilgili komisyon konuyu inceleyerek gerekçeli bir karar taslağı hazırlar; karar Üniversitenin kurumsal kalite formları kullanılarak yazılı hâle getirilir ve toplantı resmî tutanakla kayıt altına alınır; gerektiğinde Birim Danışma Kurulu ve Bölüm Kurulunun görüşüne sunulur; nihai onay Bölüm Başkanlığı tarafından verilir ve karar, izlenebilirlik ve kurumsal hafıza ilkeleri gereğince arşivlenir. Komisyon kararlarının kalite formları çerçevesinde oluşturulmaması hâlinde, standartların korunması amacıyla Bölüm Başkanlığı koordinasyonunda ilgili personele yönelik bilgilendirme toplantıları düzenlenir.

İç kontrol sistemi, Kamu İç Kontrol Standartlarının beş bileşeni (kontrol ortamı, risk değerlendirme, kontrol faaliyetleri, bilgi ve iletişim, izleme) esas alınarak Fakülte düzeyindeki çerçeveyle uyumlu biçimde işletilir. Bölüm düzeyinde bu işlev Birim İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Komisyonu tarafından yürütülür: akademik, idari ve mali süreçlerin standartlara uygunluğu izlenir, risk alanları belirlenir, kurul ve komisyon kararlarının uygulanma düzeyi kayıt altına alınır ve izleme raporları Bölüm Başkanlığına sunulur. Sınav evraklarının tutanak karşılığı teslimi, güvenli muhafazası ve mevzuata uygun imhası ile akademik teşvik başvurularının kanıta dayalı değerlendirilmesi, iç kontrolün somut uygulama alanlarıdır.

Tüm bu süreçler PUKÖ (Planla–Uygula–Kontrol Et–Önlem Al) döngüsü çerçevesinde periyodik olarak izlenir. Komisyon faaliyetleri ve arşivlenen karar çıktıları Bölüm Kalite Komisyonu tarafından değerlendirilir; hazırlanan raporlar Fakülte Dekanlığı ve Üniversite Kalite Koordinatörlüğü ile düzenli olarak paylaşılır. Böylece bölüm düzeyindeki operasyonel kararlar, Üniversitenin stratejik hedefleriyle bütünleştirilir.

7. Şeffaflık, Hesap Verebilirlik ve Bilgi Sistemleri

Bölüm, kamuoyunu bilgilendirme ve hesap verebilirlik yükümlülüğünü web sayfası üzerinden yerine getirir. Yönetim organları ve görev tanımları, komisyon üyelikleri, akademik ve idari işlemlere ilişkin yönetmelik ve yönergeler, Birim İç Değerlendirme Raporları, Kalite İyileştirme ve Değerlendirme Raporları ile PUKÖ döngüsü ara raporları kamuya açık biçimde yayımlanır. Kalite Koordinatörü, web sayfasındaki kalite bölümünün (organizasyon yapısı, görev tanımları, ilerleme raporları) güncel tutulmasından sorumludur.

İdari süreçlerin dijital altyapısını Üniversitenin ortak bilgi sistemleri oluşturur: resmî yazışma ve evrak akışı Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden, öğrenci kayıt, ders ve not işlemleri Öğrenci Bilgi Sistemi (ÖBS) üzerinden, akademik teşvik başvuruları Akademik Teşvik Sistemi (ATS) üzerinden, iç ve dış paydaş geri bildirimleri ise Memnuniyet Yönetim Sistemi (MYS) üzerinden yürütülür. Bölümün insan kaynakları politikasında ilan edilen “kâğıt tabanlı yönetimi terk ederek veri odaklı bir yapıya geçme” hedefi doğrultusunda, yönetsel kararların bu sistemlerden elde edilen verilere dayandırılması esastır.

8. Paydaş Katılımı ve Sürekli İyileştirme

Yönetişim modeli, iç ve dış paydaşların karar süreçlerine katılımını yapısal mekanizmalarla güvence altına alır. Öğrenci geri bildirimleri ders değerlendirme anketleri ve başarı analizleri yoluyla Eğitim-Öğretim Alt Komisyonuna; mezun geri bildirimleri Mezunlarla İletişim Komisyonu aracılığıyla Program Eğitim Amaçları ve Program Öğrenme Çıktılarının değerlendirilmesine; kamu kurumları, yerel yönetimler ve sivil toplum temsilcilerinin görüşleri ise Paydaş İlişkileri ve Memnuniyet Komisyonu ile Birim Danışma Kurulu üzerinden bölüm kararlarına girdi oluşturur. Bölümün Kilis ve çevresinin sınır konumu, göç hareketliliği ve kentsel dinamikleri üzerine araştırma yürütme misyonu, dış paydaş katılımını yalnızca bir kalite gereği değil, akademik üretimin de doğal bir parçası hâline getirir.

Sürekli iyileştirme, komisyonların yıl sonu değerlendirme raporları, Kalite Komisyonunun sapma analizleri ve öz değerlendirme raporlarının yıllık güncellenmesiyle somutlaşır. Her komisyonun kendi alanına ilişkin göstergeleri izlemesi ve iyileştirme önerilerini Bölüm Başkanlığına sunması, yönetişim modelinin hiyerarşik denetimden ziyade dağıtılmış sorumluluk ve geri bildirim döngülerine dayandığını gösterir. Bu yaklaşım, bölümün kendi disiplininde öğrettiği iyi yönetişim ilkelerinin kurumsal pratiğe aktarılmasının bir ifadesidir.

9. Kanıtlar ve İlgili Bağlantılar

Bölüm Kurulu

Kalite Komisyonları ve Sorumluluklar (Organizasyon Yapısı)

Alt Komisyonlar

Kurumsal Dönüşüm Kapasitesi

İnsan Kaynakları Yönetimi: Temel İlkeler ve Değerler

Kamuoyunu Bilgilendirme ve Hesap Verilebilirlik

İç Kontrol

Misyon, Vizyon ve Politikalar

Akademik Personel